POLITICA DE SECURITATE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL


Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este foarte importantă pentru Asociaţia Camera de Comerț și Industrie Româno-Germană Deutsch – Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK (denumită în continuare “AHK România” sau “operatorul”), persoană juridică română, cu sediul în str. Clucerului nr. 35, et. 2, sector 1, RO-011363, Bucureşti, înregistrată în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor ţinut de Judecătoria Sectorului 1, Bucureşti sub nr. 110/05.09.2002. Ne dorim ca dumneavoastră să fiţi informat corespunzător cu privire la modul şi scopurile în care AHK România prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal.

Scopul acestei Politici de Securitate a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (denumită în continuare „Politica de Securitate”) este de a stabili măsurile tehnice şi organizatorice adecvate și responsabilitățile angajaților AHK România cu atribuții de prelucrare a datelor cu caracter personal și/sau, după caz, ale persoanelor împuternicite de AHK România, pentru îndeplinirea obligaţiilor referitoare la garantarea şi protejarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale persoanelor fizice, în special a dreptului la viaţa intimă, familială şi privată, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

În cazul în care constataţi orice erori intervenite în furnizarea datelor cu caracter personal care vă privesc, vă rugăm să ne informaţi în cel mai scurt timp posibil, folosind oricare dintre mijloacele indicate în secţiunea 7 din prezenta Politică de Securitate.

1.  Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

1.1.  Datele cu caracter personal sunt prelucrate de AHK România cu bună-credință și în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare.

1.2.  Datele cu caracter personal sunt colectate de AHK România în scopuri bine determinate, explicite și legitime, iar prelucrarea ulterioară nu va fi incompatibilă cu aceste scopuri.

1.3.  Datele cu caracter personal sunt adecvate, pertinente și neexcesive prin raportare la scopul în care sunt colectate și ulterior prelucrate.

1.4.  Datele cu caracter personal nu se stochează de AHK România pentru o perioadă mai lungă decât este necesar pentru realizarea scopurilor în care au fost colectate.

1.5.  AHK Romania a luat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii, accesului neautorizat sau oricărei alte forme de prelucrare ilegală, precum și cu privire la ștergerea sau rectificarea datelor inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate și pentru care vor fi ulterior prelucrate.

2.  Categoriile de date și scopul utilizării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta Politică de Securitate includ elemente de identificare de tipul nume şi prenume, numele şi prenumele reprezentanţilor legali, sex, data şi locul naşterii, vârstă, cetăţenie, telefon/ fax, adresa de domiciliu/ reşedinţă, adresă de e-mail, cod numeric personal, seria şi numărul actului de identitate/ paşaportului, loc de muncă, profesie, formare profesională – diplome – studii, date bancare sau alte asemenea, care servesc la identificarea dumneavoastră sau a persoanelor care vă reprezintă ori pe care le reprezentaţi.

AHK România va colecta, utiliza, prelucra și furniza datele personale oferite de dumneavoastră în scopuri precum reclamă, marketing și publicitate, statistică, organizarea de cursuri, seminarii, alte evenimente (inclusiv delegații, conferințe și târguri), în scop educațional pentru organizarea programelor de formare profesională, pentru emiterea oricăror documente financiar-contabile, încheierea de contracte ori alte acte necesare în activitatea AHK România.

Datele personale sunt destinate utilizării de către AHK România și sunt colectate prin persoane desemnate în acest sens. O parte din aceste date pot fi comunicate către parteneri contractuali ai AHK România.

Colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal ale minorilor de către AHK România se vor face doar cu acordul explicit al părinților sau al altor reprezentanți legali.

3.  Reguli generale

3.1.  Prezenta Politică de Securitate stabilește măsuri tehnice şi organizatorice implementate de AHK România, pentru îndeplinirea obligaţiilor referitoare la confidențialitatea și securitatea prelucrărilor efectuate în cadrul activităţii sale. Prin cerinţe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice şi proceduri prin care se asigură un nivel minim de securitate al prelucrărilor, conform art. 20 din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date („Legea nr. 677/2001”) şi în conformitate cu cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, aprobate prin Ordinul nr. 52/2002 emis de Avocatul Poporului („Ordinul nr. 52/2002”).

3.2.  AHK România a adoptat măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii, accesului neautorizat sau oricărei alte forme de prelucrare ilegală. În acest sens, este desemnată, la nivelul AHK România, o persoană responsabilă cu respectarea dispoziţiilor Legii nr. 677/2001.

3.3.  Pentru îndeplinirea prevederilor legale aferente şi în vederea satisfacerii cerinţelor păstrării în siguranţă a datelor şi informaţiilor, AHK România a elaborat şi implementat măsuri organizatorice şi tehnice orientate pe anumite direcţii de acţiune:

  • Identificarea şi autentificarea utilizatorului;
  • Tipul de acces;
  • Colectarea datelor;
  • Execuţia copiilor de siguranţă;
  • Computerele şi terminalele de acces;
  • Fişierele de acces;
  • Instruirea personalului;
  • Sistemele de telecomunicații;
  • Folosirea computerelor;
  • Imprimarea datelor.

4.  Proceduri specifice 

4.1.  Identificarea și autentificarea utilizatorului

Prin utilizator se înțelege orice persoană care acționează sub autoritatea AHK România sau a persoanei împuternicite de AHK România, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter personal.

Pentru a dobândi acces la date cu caracter personal, utilizatorii trebuie să se identifice.

În cazul prelucrărilor automatizate, identificarea se realizează prin autentificare în sistemele informatice ale AHK România. Autentificarea se face prin introducerea datelor de autentificare unice, constând în cont de utilizator (username) și parolă.

Parolele sunt șiruri de caractere, adecvate din punct de vedere al securității ca lungime şi compoziție, conform politicii de securitate IT a AHK România. La introducerea parolelor caracterele tastate nu sunt afișate în clar pe monitor. Conform Politicii de securitate IT a AHK România, parolele trebuie schimbate periodic.

Operatorul a implementat un sistem informatic care refuză automat accesul unui utilizator după 5 introduceri greșite ale parolei.

Orice utilizator care primește acces la baza de date cu caracter personal este informat că trebuie să păstreze confidențialitatea datelor de autentificare şi să răspundă în acest sens în fața operatorului.

AHK România a stabilit o procedură de administrare şi gestionare a conturilor de utilizator, prevăzută de Politica de securitate IT a AHK România. În conformitate cu prevederile acesteia, sunt stabilite reguli clare de acordare, respectiv anulare a drepturilor și modalităților de acces la contul de utilizator.

Accesul utilizatorilor la bazele de date cu caracter personal gestionate în sistem manual se face numai pe baza unei liste aprobate de conducerea AHK România.

4.2.  Tipul de acces

Utilizatorii pot accesa numai datele cu caracter personal necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor alocate de AHK România. Pentru aceasta sunt stabile tipurile de acces după funcționalitate (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) şi după acţiuni aplicate asupra datelor cu caracter personal (scriere, citire, ștergere), precum şi procedurile privind aceste tipuri de acces.

Programatorii sistemelor de prelucrare a datelor cu caracter personal au acces la datele cu caracter personal în baza unui acord de confidențialitate strict semnat cu AHK, exclusiv în cazurile în care acest lucru este necesar, fiecare operatiune fiind documentată.

Compartimentul care asigură suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter personal pentru rezolvarea incidentelor și a problemelor apărute în utilizarea sistemelor informatice.

Computerele și serverele care conțin bazele de date cu informații cu caracter personal se află în încăperi cu acces controlat. Documentele care conţin date cu caracter personal de tipul celor considerate categorii speciale de date sunt ţinute în încăperi cu acces restricționat.

Operatorul a stabilit modalități stricte prin care se vor distruge datele cu caracter personal.

4.3.  Colectarea datelor

AHK România desemnează utilizatori autorizați pentru operațiile de colectare, introducere și prelucrare  de date cu caracter personal într-un sistem informatic sau în sistem manual.

Orice modificare a datelor cu caracter personal se poate face numai de către utilizatori autorizați desemnați de operator.

Operatorul a luat măsuri pentru ca sistemul informațional să înregistreze cine a făcut modificarea, data şi ora modificării. Pentru o mai bună administrare, operatorul are implementate măsuri ca sistemul informațional să mențină datele șterse sau modificate.

4.4.  Execuția copiilor de siguranță

Sistemul informatic efectuează zilnic, în mod automat, un back-up al bazelor de date, pentru o eventuală recuperare a datelor, în cazul pierderii, distrugerii sau disfuncționalității sistemelor informatice.

AHK România stabilește intervalul de timp la care se vor executa copiile de siguranță ale bazelor de date cu caracter personal, precum și ale programelor folosite pentru prelucrările automatizate. Utilizatorii care execută aceste copii de siguranță sunt numiți de operator, într-un număr restrâns. Copiile de siguranță se stochează într-un safe box cu acces restricționat, aflat într-o altă încăpere față de cea în care se efectuează copia de siguranță.

4.5.  Computerele și terminalele de acces

Computerele și alte terminale de acces sunt instalate în încăperi cu acces controlat, care se pot încuia. Dacă computerele sunt deschise și asupra lor nu se acționează o perioadă dată, stabilită de operator, sesiunea de lucru se închide automat.

Utilizatorii sunt instruiți, astfel încât bazele de date cu informațiile cu caracter personal să fie închise, în cazurile când acestea sunt deschise, dacă prin preajmă se află persoane neautorizate.

Serverele care găzduiesc bazele de date pot fi accesate doar în mod controlat, pe baza de drepturi de acces.

4.6. Fișierele de acces  

AHK România ia măsuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal să fie înregistrată într-un fişier de acces (numit log la prelucrările automate) sau într-un registru pentru prelucrările manuale de date cu caracter personal, stabilit de operator.

Informaţiile înregistrate în fişierul de acces sau în registru vor fi:

  • codul de identificare (numele utilizatorului pentru bazele de date cu caracter personal manuale);
  • numele fişierului accesat (fişei);
  • numărul înregistrărilor efectuate;
  • tipul de acces;
  • codul operaţiei executate sau programul folosit;
  • data accesului (an, lună, zi);
  • timpul (ora, minutul, secunda).

Pentru prelucrările automate aceste informaţii vor fi stocate într-un fişier de acces general sau în fişiere separate pentru fiecare utilizator.

Operatorul este obligat să păstreze fişierele de acces cel puţin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe în cazul unor investigaţii. Dacă investigaţiile se prelungesc, aceste fişiere se vor păstra până la finalizarea investigațiilor și a oricăror acțiuni în legătură cu acestea.

Fişierele de acces trebuie să facă posibilă identificarea de către operator sau de către persoana împuternicită a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fără un motiv anume, în vederea aplicării unor sancţiuni sau a sesizării organelor competente.

4.7.  Sistemele de telecomunicații

AHK România, prin utilizatorii autorizați, realizează periodic controlul autentificărilor şi tipurilor de acces pentru detectarea unor disfuncţionalităţi în ceea ce priveşte folosirea sistemelor de telecomunicații. Prin sistemele de telecomunicaţii se vor transmite numai datele cu caracter personal strict necesare.

4.8.  Instruirea personalului  

Utilizatorii care au acces la bazele de date cu caracter personal sunt instruiți cu privire la prevederile Legii nr. 677/2001, la cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal prevăzute de Ordinul nr. 52/2002, cu privire la dispoziţiile politicii de securitate IT a AHK România, precum şi cu privire la importanța menținerii confidențialității acestora și riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal.

Utilizatorii care au acces la date cu caracter personal vor fi avertizați prin mesaje care vor apărea pe monitoare în timpul activităţii. Utilizatorii sunt obligaţi să îşi închidă sesiunea de lucru atunci când părăsesc locul de muncă.

4.9.  Folosirea computerelor

Pentru menţinerea securităţii prelucrării datelor cu caracter personal (în special împotriva viruşilor informatici) AHK România a luat următoarele măsuri:

  • a interzis folosirea de către utilizatori a programelor software care provin din surse nesigure;
  • utilizatorii nu au drepturi de administrator pe computere, prin urmare nu pot instala programe software fără a anunța compartimentul care asigură suportul tehnic;
  • se utilizează software cu licență;
  • utilizatorii au fost instruiți cu privire la Politica de securitate IT a AHK România şi la celelalte politicile generale de operare IT, inclusiv pericolul reprezentat de virușii informatici;
  • computerele sunt protejate cu programe antivirus;
  • se monitorizează activitatea utilizatorului și este restricționat accesul acestuia la imprimante

4.10.  Imprimarea datelor

Imprimarea datelor cu caracter personal se va realiza numai de către utilizatorii desemnați și numai în scopul precizat în prezentele reguli.

5.  Drepturile persoanelor a căror date personale sunt colectate și/sau prelucrate

Conform Legii nr. 677/2001, beneficiaţi de următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc:

5.1.  Dreptul de informare

Aveţi dreptul de a obţine de la AHK România, conform art. 12 al Legii nr. 677/2001 cel puțin următoarele informații, cu excepția cazului în care sunteţi deja în posesia  informațiilor respective:

a)  identitatea operatorului și a reprezentantului acestuia, daca este cazul;

b)  scopul in care se face prelucrarea datelor;

c)  informații suplimentare, precum: destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; dacă furnizarea tuturor datelor cerute este obligatorie și consecințele refuzului de a le furniza; existența drepturilor prevăzute de prezenta lege pentru persoana vizata, în special a dreptului de acces, de intervenție asupra datelor și de opoziție, precum și condițiile în care pot fi exercitate;

d)  orice alte informații a căror furnizare este impusă prin dispoziție a autorității de supraveghere, ținând seama de specificul prelucrării.

5.2.  Dreptul de acces la date

Aveţi, de asemenea, dreptul de a obține de la AHK România, conform art. 13 al Legii nr. 677/2001, la cerere și in mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului ca datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de AHK România.

5.3  Dreptul de intervenție asupra datelor

Totodată, aveţi dreptul de a obține de la operator, conform art. 14 al Legii nr. 677/2001, la cerere şi în mod gratuit, rectificarea, actualizarea, blocarea sau ștergerea datelor a căror prelucrare nu este conformă legii, în special a datelor incomplete sau inexacte.

5.4  Dreptul de opoziție

În plus, aveţi dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc de către AHK România, conform art. 15 al Legii nr. 677/2001.

5.5  Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale

Un alt drept de care beneficiaţi este dreptul conform art. 17 al Legii nr. 677/2001 de a cere şi de a obţine retragerea/ anularea/ reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice în privinţa dumneavoastră, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalităţii dumneavoastră, precum competenţa profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte.

5.6  Dreptul de a vă adresa justiției

În acelaşi timp, aveţi, conform art. 18 al Legii nr. 677/2001 dreptul de a vă adresa justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de lege, care v-au fost încălcate.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată si semnată, transmisă prin utilizarea datelor de contact indicate la secțiunea 7 din prezenta Politică de Securitate.

6.  Dezvăluirea datelor cu caracter personal către terți

Datele colectate sunt dezvăluite către terți numai în cazul în care AHK România este ținuță de o obligație legală în acest sens. Orice dezvăluire către terți în alte condiții a datelor cu caracter personal va fi făcută numai cu acordul dumneavoastră expres, exprimat în prealabil.

7.  Contact

Pentru solicitări sau întrebări cu privire la prezenta Politică de Securitate, vă rugăm să vă adresați AHK România, după cum urmează:

În atenţia: Dnei. Maria-Cristina Constantin
Str. Clucerului 35, et. 2, 011363 București
Tel.: +40 21 2231531
E-Mail:drahk(at)ahkrumaenien.ro

8.      Dispoziții finale

Acest document se completează cu întreg setul de proceduri de securitate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal aprobat de conducerea AHK România, inclusiv Politica de securitate IT a AHK România.

Prezenta Politică de Securitate a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal a fost adoptată astăzi, 09 iunie 2017, în Bucureşti.